Применение онлайн-кассы при безналичном расчёте

Что такое безналичный расчёт и как он регулируется законодательно

Это форма денежных расчётов, когда не используются наличные деньги — банкноты. Такие расчёты могут проводиться, например, между покупателем (физическим лицом) и продавцом (организацией или ИП). Также такие операции проводятся между организациями или индивидуальными предпринимателями, например при закупке товара и ином сотрудничестве.

Операции, которые проводятся безналичным способом, регулируются следующими документами:

• •

  Гражданским кодексом Российской Федерации (ГК РФ), статьями 861–885;

• •

  законом № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)»;

• •

  законом № 383-П «О правилах осуществления перевода денежных средств»;

• •

  законом № 395-1 «О банках и банковской деятельности»;

• •

  законом № 161-ФЗ «О национальной платёжной системе».

Что такое онлайн-касса и как она работает

Это устройство или система из нескольких устройств, используемая для автоматизации расчётов с покупателями в торговых точках и организациях общественного питания. По-другому такие аппараты называют контрольно-кассовой техникой (ККТ) или контрольно-кассовыми машинами (ККМ). Данные аппараты пришли на смену старым моделям с ЭКЛЗ (электронной лентой). В аппаратах нового образца есть возможность подключения к интернету, а вместо ЭКЛЗ стоит современный модуль памяти — фискальный накопитель (ФН).

В России использование онлайн-касс обязательно для большинства предпринимателей и организаций. С 1 января 2017 года вступили в силу изменения в законодательстве, требующие установки новой ККТ у ИП и организаций, осуществляющих розничную продажу товаров или услуг физическим лицам.

Онлайн-касса предназначена для следующих операций:

• •

  регистрации операций, связанных с продажей товаров и услуг;

• •

  хранения информации о продажах, а также другой документации, связанной с операционной деятельностью продавца;

• •

  выдачи покупателям бумажных или электронных кассовых чеков;

• •

  передачи информации в налоговые органы с целью соблюдения требований законодательства;

• •

  автоматизации внутреннего учёта компании или ИП.

Новые аппараты с подключением к интернету делают работу налоговой службы более простой. При проведении транзакции онлайн-касса регистрирует всю необходимую информацию о продаже, включая сумму, дату и время операции, наименование товара или услуги, идентификатор кассира и другие данные, которые могут потребоваться для налоговой. Это значит, что теперь инспектору необязательно самостоятельно приезжать на торговую точку. Налоговая следит за соблюдением законодательства, проверяя данные обо всех операциях онлайн.

Для автоматической передачи данных в налоговую службу налогоплательщик заключает договор с оператором фискальных данных (ОФД). Все ОФД, работающие на территории России, предлагают предпринимателям одни и те же условия и примерно одни и те же расценки. Так происходит потому, что деятельность ОФД также регулируется законом № 54-ФЗ. Отличия в услугах операторов могут заключаться в удобстве личного кабинета. Например, некоторые ОФД позволяют через свой личный кабинет зарегистрировать ККТ в налоговой инспекции.

Онлайн-касса должна соответствовать требованиям статьи 4 закона № 54-ФЗ. Например, она должна иметь возможность передавать данные о каждой совершённой продаже в налоговую службу в режиме онлайн. Также она должна быть зарегистрирована в Федеральной налоговой службе (ФНС) и иметь уникальный регистрационный номер. Выбирая аппаратуру, нужно ориентироваться на модели, которые есть в специальном реестре ККТ на сайте ФНС. Модели касс, не указанные в реестре или исключённые из него, использовать нельзя.

Как открывать смену

Чтобы открыть смену на онлайн-кассе, кассир должен сформировать отчёт об открытии. Важно сделать это до начала первых расчётов с покупателями или во время первого расчёта, если отчёт об открытии на вашей кассе формируется автоматически. При наличии интернет-соединения этот отчёт (как и другие фискальные документы) автоматически отправляется оператору фискальных данных.

Перед открытием могут понадобиться подготовительные действия: вставить в аппарат бумагу (чековую ленту), получить размен (банкноты и монеты), сформировать кассовый ордер на сумму размена, сделать запись в кассовой книге.

Как выдавать чек покупателю

Алгоритм выдачи чека покупателю следующий:

• •

  Кассир сканирует двухмерный код на товаре или вводит данные о товаре вручную.

• •

  Покупатель оплачивает товар наличными или картой.

• •

  Кассир формирует кассовый чек.

• •

  Принтер печатает чек, кассир выдаёт его покупателю.

• •

  При необходимости кассир может отправить электронную версию чека на телефон или электронную почту покупателя.

Покупатель может попросить часть денег снять с его банковской карты, а другую часть принять наличными. В этом случае кассир должен выбить один чек, в котором прописываются оба способа оплаты с указанием суммы по каждому из них.

В документе важно правильно указывать признак расчёта. Это реквизит, который обосновывает поступление или расход денег. Признак расчёта может быть прописан кодовым словом (фразой) или цифрой, например:

• •

  предоплата 100% — цифра 1;

• •

  аванс — цифра 3;

• •

  оплата кредита — цифра 7.

Вот список операций, при проведении которых обязательно формируется кассовый чек:

• •

  Продажа. Кассир оформляет чек после того, как примет от покупателя наличные или оплату картой.

• •

  Возврат. Кассир оформляет чек, принимая от покупателя ранее купленный товар и возвращая ему деньги за него. В этом случае, помимо кассового чека, нужно оформить заявление на возврат. В заявлении должны быть указаны паспортные данные покупателя, дата возврата и его причина.

• •

  Корректировка. Если случайно кассир указал в чеке неверную стоимость или пробил лишний товар, необходимо аннулировать операцию и сформировать новый чек с корректной суммой покупки.

• •

  Авансовый платёж или предоплата. Если покупатель платит деньги ещё до получения товара или услуги, ему также оформляется и выдаётся чек.

• •

  Кредит или рассрочка. Если продавец отпускает товар с оформлением кредита или рассрочки, выдаётся обычный чек продажи. Отличие в том, что кассир не получает деньги в момент продажи или получает их не в полном объёме.

• •

  Выдача денег клиенту. Клиенты могут не только покупать что-то у организации или ИП, но и продавать. Например, если организация принимает от физлица металлолом, то она платит гражданину деньги. В этом случае кассир выдаёт чек с признаком расчёта «Расход».

Как применять чек коррекции

Есть случаи, когда необходимо сформировать чек коррекции. Он формируется в следующих случаях:

• •

  касса сломалась,

• •

  отключили электричество,

• •

  в конце смены обнаружена недостача или излишки,

• •

  кассир несвоевременно закрыл смену.

Смысл этого документа в том, что у налогоплательщика есть возможность заблаговременно сообщить в ФНС о проблеме или нарушении, передать информацию о корректировке или устранении нарушения, избежать штрафов.

Как закрывать смену

Время открытия и закрытия смены законодательно не регулируется, но есть правило: смена должна быть закрыта не позднее 24 часов после её открытия. Например, если магазин открыл смену в шесть утра, то он должен закрыть её не позднее шести утра следующего дня. Если вовремя не закрыть смену, касса может перестать печатать чеки или передавать данные ОФД.

Для закрытия смены кассир формирует отчёт и приходный кассовый ордер, а также фиксирует итоговые показатели в кассовой книге. После формирования отчёта о закрытии нельзя отпускать товар до начала следующей смены.

Кто может работать без онлайн-кассы

В статье 2 закона № 54-ФЗ перечислены случаи, когда ИП или организация может вести предпринимательскую деятельность без применения онлайн-кассы или без передачи данных ОФД. Исключение делается в основном для специфических видов деятельности, для которых установка кассового оборудования невозможна или проблематична.

Например, в пункте 2 вышеуказанной статьи есть такие виды деятельности:

• •

  продажа бумажных газет, журналов и сопутствующей продукции в газетно-журнальных киосках;

• •

  разносная торговля продовольственными и непродовольственными товарами с рук, ручных тележек, корзин;

• •

  торговля из автоцистерн квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином;

• •

  торговля сезонными овощами, фруктами, бахчевыми культурами.

В пункте 2.1 указано, при каких видах деятельности ИП на патентной системе могут торговать без применения ККТ и выдачи чеков. Также там описано, каким параметрам должен соответствовать документ, заменяющий чек, который продавец должен выдать по требованию покупателя.

В пункте 2.2 сказано, что все ИП, применяющие налог на профессиональный доход (самозанятые ИП), также освобождены от применения онлайн-кассы.

Пункт 3 поясняет, в каких случаях любые ИП и организации на любой системе налогообложения (в том числе ОСН и УСН) могут не использовать онлайн-кассу, но обязаны выдавать по требованию покупателя документ, заменяющий кассовый чек. Речь идёт о бизнесе, работающем в труднодоступных и отдалённых местностях. Список таких местностей составляют местные власти.

В пункте 7 описываются случаи, когда любые ИП или организации могут применять онлайн-кассу без подключения к интернету и без автоматической передачи фискальных данных в ОФД. Например, если бизнес работает в местностях, отдалённых от сетей связи. Списки таких местностей составляют региональные власти.